Le coffre-fort numérique devient un outil de plus en plus utile pour de nombreux particuliers et entreprises françaises afin de simplifier leurs flux de travail. Il constitue une étape majeure dans la numérisation des documents. Ainsi, les Français n’ont plus besoin de conserver tous leurs papiers officiels dans de grands classeurs, ils peuvent accéder à une version numérique de leur passeport en un seul clic, et ils peuvent se faire livrer leurs bulletins de salaire dématérialisés en toute simplicité. De plus, les entreprises peuvent désormais distribuer facilement des documents professionnels tout en garantissant leur authenticité, leur sécurité et leur traçabilité. Elles n’ont plus besoin d’imprimer les documents, de les mettre sous enveloppe et de les envoyer sans savoir quand le destinataire les a reçus – ou s’il les a jamais reçus. Dans cet article, on vous dira tout sur le coffre-fort numérique : sa définition, ses avantages, ses utilisations et son mode d’emploi.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort électronique, également appelé coffre-fort numérique, est un outil utile pour convertir des documents et des données en version numérique. Il s’agit d’un espace de stockage en ligne confidentiel et personnel créé spécifiquement pour un individu (ou un employé dans le cas de la dématérialisation du bulletin de salaire). L’utilisateur est le seul à pouvoir accéder au contenu du coffre-fort, puisque ni le fournisseur du coffre-fort numérique ni l’employeur ne peuvent avoir accès aux informations qui y sont stockées. En cas de dématérialisation du bulletin de salaire, l’employé reste propriétaire de son coffre-fort numérique lorsqu’il quitte son emploi. Si le nouvel employeur utilise également un coffre-fort numérique de Silae, le salarié pourra recevoir ses bulletins de salaire de sa part.
Le coffre-fort numérique permet aux utilisateurs de collecter, stocker, séparer et organiser les documents. Ces pratiques se font automatiquement et le système est extrêmement sécurisé, garantissant l’authenticité, l’exactitude et la traçabilité du document. Un avantage exclusif du coffre-fort numérique est qu’il peut également être utilisé pour alléger les tâches administratives du particulier. Il permet d’obtenir des factures, des déclarations fiscales, des relevés bancaires, etc. sous forme numérique et de les partager avec d’autres parties en toute sécurité (grâce à un lien sécurisé) lors d’une demande de prêt, par exemple.
Le coffre-fort en ligne est administré conformément à une réglementation française stricte (décret n° 2018-418 et décret n° 2018-853). Il est conçu pour fournir un environnement sécurisé pour la réception, le stockage, la suppression et la transmission de documents numériques, et maintient l’intégrité de ces documents. Les entreprises qui disposent de documents confidentiels tels que les bulletins de paie électroniques, les déclarations sociales individuelles (DSI) et les contrats de travail peuvent passer en toute confiance au numérique en employant la solution digital safe. Il s’agit d’un système simple et sécurisé, bien adapté à la distribution de documents confidentiels tels que les bulletins de salaire.
Coffre-fort numérique : les avantages à connaître
Vous savez maintenant ce qu’est un CFN et ses différentes applications. Mais pourquoi devriez-vous vraiment choisir cette plateforme qui favorise la numérisation ? Les avantages de disposer d’un coffre-fort numérique sont nombreux.
Voici quelques-uns d’entre eux : Les dossiers des membres de votre équipe (ou de vos clients) sont conservés dans un espace privé et protégé, ce qui permet une traçabilité numérique des documents (grâce aux horodatages par exemple). Les coffres sont conformes à de multiples normes de sécurité des données et de confidentialité. Par exemple, Silae suit la norme française Afnor NF Z42-020. L’exactitude, la pérennité et le maintien à long terme des documents sont assurés !
Cette technique de dématérialisation se traduit par une plus grande efficacité pour votre personnel ; il n’a plus besoin de passer des heures à chercher une copie papier, ni de perdre du temps sur des tâches sans valeur ajoutée, comme l’impression et la distribution des bulletins de salaire. Ce service permet de réaliser des économies substantielles : plus d’impression, de cachetage, d’affranchissement et d’envoi de documents papier ! En outre, il contribue à moderniser la marque employeur d’une entreprise, en la faisant paraître plus moderne et plus actuelle. Ceci est particulièrement important pour les jeunes générations, qui ont l’habitude d’utiliser des outils numériques pour effectuer leurs tâches en ligne, et de recevoir leurs documents par voie électronique.
